Eine Duldung oder gar Förderung der Praxis, dass Mitarbeiter ihre eigenen Smartphones, Tablets oder Notebooks nicht nur privat, sondern auch betrieblich nutzen, hat vielfach Trendcharakter gewonnen. „Bring Your Own Device“ (BYOD) lautet der Name des Modells, welches Mitarbeitern die Nutzung ihrer Privatgeräte für die Bewältigung ihrer beruflichen Aufgaben erlaubt. Dabei gibt es jedoch Herausforderungen, die Arbeitgeber bei der Einführung von BYOD beachten sollten.
Zwischen Trend und Skepsis
Die Vorteile der BYOD-Strategie liegen auf der Hand: Das Unternehmen spart sich hierbei vor allem die kostenintensive Anschaffung von Hardware. Ein weiterer Vorteil liegt in einem zumeist verbesserten Arbeitsfluss. Mit vertrauten Geräten arbeiten die Mitarbeiter in der Regel lieber und besser. Außerdem kann durch die Möglichkeit, von zu Hause auf Firmen-Applikationen zuzugreifen, oft produktiver gearbeitet werden. Zu guter Letzt wird auch ein praktischer Vorteil darin gesehen, dass Mitarbeiter beispielsweise nicht mit zwei Smartphones unterwegs sein müssen (persönliche Effizienz-Faktor). Ob all das aufgeht, ist aber fallabhängig. Juliane Petrich, Bereichsleiterin Arbeitsmarkt beim IT-Verband Bitkom sagte dazu: "Vermeintlich niedrige Kosten spielen bei BYOD keine Rolle, auch wenn man das vermuten könnte." Im Gegenteil sei davon auszugehen, dass dem Arbeitgeber dadurch ein viel höherer Wartungs- und Sicherheitsaufwand entsteht. Von anderer Expertenseite heißt es, dass dieser zumindest in die Kalkulation einzufließen habe. Für Petrich spielen in erster Linie Mitarbeiterzufriedenheit und Image-Kriterien eine Rolle. Dies sei gerade bei jüngerem Personal wichtig, von dem BYOD oft gewünscht wird.
Anwendungs-Situation im Mittelstand
Gerade kleine Unternehmen aus der Start-up-Szene bejahen in vielen Fällen BYOD, um von der Kostenersparnis bei Hardware-Anschaffung zu profitieren. Wenn die Mitarbeiterzahl überschaubar und die Branche nicht besonders sicherheitssensibel ist, mag eine vorübergehende Lösung ohne großen zusätzlichen Aufwand funktionieren. Und sonst...? Leider gibt es zum Verbreitungsgrad von BYOD in kleineren und mittleren Betrieben insgesamt noch kein über längere Zeit belastbares Datenbild. Es bestehen aber Erhebungen darüber, dass KMU-Betriebe vielfach eine Vorreiterrolle bei der Förderung mobiler Arbeitssituationen ausüben. In jedem Fall ist die Schlüsselfrage, wie detailliert das Sicherheitskonzept für die Nutzung von BYOD sein sollte. Nicht nur im Hinblick auf Hardware, Software und Netz-Infrastruktur, sondern auch in Bezug auf das Anwenderverhalten. Hier können Schulungen wichtig sein.
Nahtstelle Sicherheit
Eine erste Sicherheitslinie kann bei sämtlichen Unternehmensgrößen dadurch gezogen werden, nur einem begrenzten Kreis von Mitarbeitern das Privileg einzuräumen (zum Beispiel leitende Angestellte). Weitere "erste Maßnahmen" sind die Auswahl von Zugriffsrechten sowie verschlüsselte Daten-Container. Als "A und O" gelten vor allem aber Mobile-Device-Management-Systeme mit teils automatisierten Tools. Diese sind inzwischen auch für kleinere Unternehmen angepasst. Über sie besteht unter anderem die Möglichkeit, Remote-Steuerung vorzusehen. Hierdurch wird die IT-Abteilung gegebenenfalls in die Lage versetzt, schädliche Software vom Endgerät zu entfernen oder im Verlustfall betriebliche Daten per Fernsteuerung zu löschen. Für den Mitarbeiter hat BYOD besonders bei solcher Absicherung einen Haken. Er besteht darin, dass das Unternehmen weitgehende Zugriffsmöglichkeiten besitzt, was rein technisch auch Zugriffspotential auf private Daten nicht ausschließt. Hier zeigt sich, dass Bring Your Own Device eine juristische Seite beinhaltet, zum Beispiel im arbeitsrechtlichen, aber auch im haftungs- und versicherungsrechtlichen Sinn (siehe Verlustfall). Für die IT-Abteilung stellt sich als weitere Herausforderung, teils recht heterogene Software-Lösungen in die Netzwerk-Struktur zu integrieren. Knifflig ist dies hinsichtlich Performancegewährleistung besonders bei W-Lan-Netzwerken.
Fazit: Besonders Sicherheitsaspekte verlangen eine umfangreiche, detaillierte Analyse. Maßnahmen lassen sich allerdings abgestuft ergreifen. Hierbei spielen unter anderem Branche und unternehmensspezifische Anforderungsgrade eine Schlüsselrolle. Nicht zuletzt sollte man sich im Hinblick auf denkbare Verlustsituationen von Geräten rechtlich kundig machen. Aufgrund technischer Aspekte, der Datenschutzkultur und Compliance-Anforderungen in Deutschland ist BYOD ein Prinzip, das auf jeden Fall ein umfassendes Konzept braucht. Sofern vorhanden, kann die Praxis für Mitarbeiter und Unternehmen oft gleichermaßen vorteilhaft sein – in dem Fall eine Win-Win-Situation mit Synergie-Effekten.